Оформление трудовой книжки

Сведения вносимые в трудовую книжку

Технические требования к оформлению записей изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Требования к составу записей закреплены в положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые, в свою очередь, базируются на соответствующих положениях ТК РФ.

Правила предусматривают внесение в трудовую книжку следующих видов записей (сведений):

записи (сведения) о работнике;
записи (сведения) о работе;
записи (сведения) о награждении.
Cведения о работе, которые фиксируются в разделе "Сведения о работе", подразделяются на:
сведения о выполняемой работником работе (трудовой функции);
сведения о переводе работника на другую постоянную работу (в том числе к другому работодателю);
сведения о прекращении трудового договора с работником (его увольнении);
иные сведения о работе, внесение которых в трудовую книжку предусмотрено законодательством, иными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами.

К иным сведениям относятся сведения о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.), сведения об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации, сведения о работе по совместительству, сведения о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника, сведения о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника, сведения о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах, сведения о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Наличие документального основания для внесения записи соответствующего содержания в трудовую книжку является обязательным.

Оформление трудовой книжки производится работодателем, если работник поступает на работу впервые в соответствии со ст. 65 ТК РФ.

Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек - оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, должно осуществляться работодателем:

в присутствии работника;
не позднее недельного срока со дня приема работника на работу.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на работника, проработавшего на предприятии свыше 5-ти дней, при условии, что порученная последнему в соответствии с трудовым договором работа (трудовая функция) является для работника основной.

По прошествии недели вновь принятый на работу работник должен быть приглашен работодателем для оформления трудовой книжки с соответствующими документами.

П. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек предписывает работодателю вносить в трудовую книжку сведения о работнике на основании следующих документов:

сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения (число, месяц, год) работника - на основании паспорта гражданина РФ установленного образца или иного документа, удостоверяющего личность;
сведения об образовании работника - на основании документов об образовании;
сведения о профессии и (или) специальности работника - на основании надлежащим образом оформленных документов об образовании либо документов о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Оформление трудовой книжки, как правило, производится на основании подлинников соответствующих документов.

Внесение записей о выполнении работником работы (трудовой функции) по совместительству производится отделом кадров организации, являющейся для работника местом основной работы, в том случае, если этого пожелает работник.

Основанием для внесения такой записи, помимо приказа (распоряжения) о приеме на работу (надлежащим образом оформленной копии приказа (распоряжения) или выписки из него), изданного по месту работы по совместительству, будет служить соответствующее письменное заявление работника (с резолюцией работодателя).

При внесении в трудовую книжку сведений о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации работодатель должен руководствоваться штатным расписанием организации.

В том случае, если в соответствии с федеральными законами при выполнении работ по определенным должностям, специальностям или профессиям предусмотрено предоставление льгот либо наличие ограничений, наименование этих должностей (специальностей, профессий), а также квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

В соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке, в которой запись, внесенная в трудовую книжку, дублируется. Форма личной карточки утверждена Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.

Записи в трудовой книжке о переводе на другую постоянную работу

При внесении в трудовую книжку записей о переводе работника на другую постоянную работу руководствуются соответствующими предписаниями по правильному заполнению трудовой книжки.

В трудовую книжку вносится запись о принятии (назначении) работника в соответствующее структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, при этом формулировка записи, как правило, начинается словом "переведен".

Основанием для внесения записей о переводе работника на другую постоянную работу, как правило, служит приказ (распоряжение) о переводе на другую работу. Форма приказа о переводе на другую работу утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

При переводе (переходе) работника на выборную работу к другому работодателю соответствующая запись вносится в трудовую книжку на новом месте работы.

Записи о рассторжении трудового договора

При внесении в трудовую книжку записей о прекращении трудового договора с работником работодатель должен руководствоваться предписаниями, содержащимися в п. п. 10, 14 - 19 Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. п. 5.1 - 6.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Порядок внесения записей о прекращении трудового договора с работником жестко регламентирован.

Общие требования к внесению записей о прекращении трудового договора с работником:

1. Указанные записи вносятся в трудовую книжку в точном соответствии с формулировками ТК РФ (иного федерального закона) и текстом приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником.

2. Указанные записи вносятся в трудовую книжку в день увольнения.

3. Обязательным элементом записи о прекращении трудового договора с работником является ссылка на соответствующие причины и статьи (пункты, подпункты) ТК РФ или иного федерального закона.

Основанием для внесения записей о прекращении трудового договора (увольнении), как правило, служит приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении).

Внесение изменений в запись, содержащей сведения о работе

В соответствии с п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек изменение (исправление) такой записи в общем случае должно производиться по месту ее внесения.

Если же неправильная (неточная) запись была внесена в трудовую книжку по прежнему месту работы работника, а выявлена по новому месту его работы, то ее исправление (изменение) может быть произведено работодателем по новому месту работы на основании надлежащим образом оформленного документа прежнего работодателя (например, справки, копии приказа и т.п.).

В том случае, если предприятие, которое произвело неправильную (неточную) запись, реорганизовано, внесение изменений (исправлений) производится правопреемником предприятия, а в случае ликвидации предприятия - работодателем по новому месту работы на основании надлежащим образом оформленного документа.

Исправленные (измененные) сведения в составе записи о выполняемой работником работе должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены (изменены). В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Оформление изменений (исправлений), обусловленных изменениями в штатном расписании организации и квалификационных справочниках, производится в случае, если последние влекут за собой возникновение несоответствия в ранее совершенных в трудовой книжке записях. Например, при введении в действие нового (измененного) штатного расписания в его составе могут измениться наименования должностей, на которые ранее были назначены работники предприятия. Таким образом, между сведениями в составе ранее совершенной в трудовой книжке записи и сведениями в штатном расписании возникнут несоответствия, подлежащие устранению. Согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек информация об изменениях, внесенных в штатное расписание, должна быть доведена до сведения соответствующих работников, после чего на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя в их трудовые книжки вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Оставить комментарии: